Samochód służbowy w firmie - skarbonka bez dna?

Samochód służbowy to narzędzie pracy, ale także narzędzie wykorzystywane do celów prywatnych. Dla pracownika to komfort, dla przedsiębiorcy to straty. Czy nie warto zastanowić się nad tym aspektem?

Każdy przedsiębiorca małej czy dużej firmy doskonale wie o tym jak niezbędny narzędziem pracy jest samochód. Problem pojawia się wtedy, kiedy w naszej firmie posiadamy samochody, które wykorzystują w swojej pracy nasi pracownicy. Prawie każdy przedsiębiorca przyjmuje, iż samochód ma być i jest wykorzystywany w celach przynoszących korzyści firmie - kontakty z klientami, przewóz towarów, itp. Tak naprawdę właściciel firmy nie ma 100% pewności czy firmowy samochód jest wykorzystywany w celach firmowych. Taka niepewność powoduje w wielu przypadkach straty dla firmy, która musi ponieść ogromne koszta związane z eksploatacją służbowych samochodów (paliwo, serwis, etc.).

"Aby uniknąć kłopotów związanych z korzystaniem przez pracownika z samochodu służbowego po godzinach pracy, pracodawca powinien podpisać umowę albo zawrzeć zasady regulujące tę kwestię w regulaminie pracy. Takie działanie jest pomocne przy rozliczeniach oraz przy odprowadzaniu świadczeń publicznoprawnych." (Rzeczpospolita)

Kolejną ważna kwestią jest to, iż wykorzystywanie samochodu w celach prywatnych nie może być wliczane do kosztów uzyskania przychodów przez przedsiębiorcę. Używanie przez pracownika samochodu w celach niezwiązanych z jego pracą doprowadza do powstania przychodu po stronie zatrudnionego, co w konsekwencji wiąże się z odprowadzaniem podatku, składki ubezpieczeniowej oraz zdrowotnej.

Jeśli firmie zależy na oszczędnościach, szczególnie w czasie kryzysu powinna zastanowić się nad rozwiązaniem tego dosyć niekorzystnego zjawiska na rzecz przedsiębiorcy. Tutaj wyjściem z sytuacji może być stały monitoring pojazdów za pomocą lokalizatorów GPS, które mogą przynieść oszczędności w firmie nawet do 40%. Sprawne zarządzanie flotą samochodową w firmie jest często zaniedbywane. Pamiętajmy o tym, że racjonalne i przemyślane decyzje mogą przynieść efekty na wielu płaszczyznach naszej firmy.